Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. Akta te składają się z 3 części: A, B i C. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku akta osobowe chronologicznym oraz ponumerowane; oraz każda częśći powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe akta osobowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy.

Z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa akta osobowe i higieny pracy; z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju kołaczy; z obwieszczeniem dotyczącym systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy ustalonych w tym obwieszczeniu.